La confidentialité et la sécurité des renseignements personnels revêtent une grande importance pour WaitWell Inc. (« WaitWell », « nous » ou « notre »). WaitWell a pour politique de protéger et de respecter la confidentialité des renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels. La présente politique de confidentialité (la « Politique »), telle que modifiée de temps à autre, décrit les pratiques de WaitWell en matière de confidentialité et de sécurité à l’égard de tous les renseignements personnels dont WaitWell a la possession et le contrôle, et peut être complétée par des politiques, procédures et pratiques particulières. Veuillez lire attentivement la présente Politique afin de comprendre nos politiques et pratiques concernant la collecte, l’utilisation et la communication de vos renseignements personnels.

RENSEIGNEMENTS GÉNÉRAUX ET APPLICATION

WaitWell offre un logiciel de gestion des files d’attente qui permet aux entreprises et aux organisations (chacune, un « Client WaitWell ») de gérer et d’optimiser le flux de leur clientèle, leurs rendez-vous et leur prestation de services dans un ou plusieurs emplacements ou canaux de service (la « Plateforme WaitWell »). La relation entre WaitWell et chaque Client WaitWell est régie par une entente client (l’« Entente client »).

Si une entreprise ou une organisation avec laquelle vous interagissez est un Client WaitWell qui utilise la Plateforme WaitWell, WaitWell peut recueillir et traiter des renseignements personnels à votre sujet auprès de ce Client WaitWell et pour son compte, conformément à ses directives et aux modalités de l’Entente client applicable. Cela comprend notamment les situations où vous vous enregistrez, joignez une file d’attente, prenez un rendez-vous ou êtes autrement pris en charge par le Client WaitWell au moyen de la Plateforme WaitWell. Pour comprendre comment vos renseignements personnels sont recueillis, utilisés et communiqués, veuillez consulter l’avis de confidentialité du Client WaitWell avec lequel vous interagissez, ou communiquez directement avec lui pour obtenir de plus amples renseignements sur ses pratiques en matière de confidentialité, notamment pour toute demande d’accès à des renseignements ou de suppression de renseignements personnels. Il incombe à ce Client WaitWell de répondre aux demandes d’accès à vos renseignements personnels ou de suppression de ceux-ci.

Nous avons élaboré la présente Politique afin de décrire :

• la manière dont nous recueillons, utilisons, communiquons et protégeons vos renseignements personnels;
• les fins auxquelles nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels;
• les types de renseignements personnels que nous pouvons recueillir, utiliser et communiquer;
• nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de communication des renseignements personnels.

La présente Politique s’applique :

• à tout site Web exploité par WaitWell qui affiche la présente Politique ou y renvoie (chacun, un « Site » et, collectivement, les « Sites »);
• à la Plateforme WaitWell, que vous pouvez utiliser lorsque vous vous enregistrez, joignez une file d’attente, prenez un rendez-vous ou interagissez autrement avec un Client WaitWell;
• à toutes les interactions en personne avec WaitWell, ainsi qu’à tout outil, courrier, courriel, clavardage Web ou autre échange électronique entre vous et WaitWell (collectivement, avec les Sites et la Plateforme WaitWell, les « Services »).

POURQUOI WAITWELL RECUEILLE-T-ELLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

WaitWell peut recueillir des renseignements personnels auprès de personnes aux fins suivantes :

• fournir les Services aux Clients WaitWell conformément à l’Entente client applicable, notamment pour permettre aux Clients WaitWell de gérer les files d’attente, les enregistrements, les rendez-vous et le flux de la clientèle ;
• aviser les personnes de leur position dans la file d’attente, des temps d’attente estimés, des rappels de rendez-vous et du moment où le service est prêt ;
• administrer, planifier et gérer la relation avec les personnes et communiquer avec elles ;
• créer, tenir et gérer des comptes en ligne ;
• fournir aux personnes les renseignements, produits ou services demandés ;
• protéger la sécurité et l’intégrité des systèmes de WaitWell ;
• détecter et prévenir les risques ou la fraude, authentifier l’accès aux comptes et enquêter sur toute utilisation non autorisée ou inappropriée des produits et services de WaitWell ou y remédier ;
• mieux comprendre comment WaitWell peut améliorer ses produits et services, développer et exercer ses activités, et à d’autres fins commerciales internes ;
• produire des rapports, des analyses et des constats à l’intention des Clients WaitWell concernant le rendement des files d’attente, les temps d’attente et les indicateurs de prestation de services ;
• fournir aux Clients WaitWell des renseignements sur les produits, services ou autres développements actuels et futurs de WaitWell (conformément à la Loi canadienne anti-pourriel – voir ci-dessous) ;
• se conformer aux exigences légales et réglementaires applicables ou protéger les droits et les biens de WaitWell ;

(collectivement, les « Fins autorisées »).

Les types de renseignements personnels que WaitWell peut recueillir auprès des personnes comprennent, par exemple, les prénom et nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone et tout autre renseignement que les personnes choisissent de fournir. WaitWell ne recueille aucun renseignement financier. Tout traitement des paiements est assuré par Stripe. Veuillez consulter la politique de confidentialité de Stripe pour en savoir plus sur la collecte et l’utilisation des renseignements financiers : https://stripe.com/fr-ca/privacy

WaitWell peut recueillir des renseignements personnels à d’autres fins lorsqu’elle a l’obligation ou le droit légal de le faire, ou lorsqu’elle croit de bonne foi que cela est nécessaire pour protéger ses biens ou ses droits. WaitWell ne recueille pas de renseignements personnels à d’autres fins, à moins qu’elle-même ou le Client WaitWell n’ait obtenu le consentement de la personne concernée.

COMMENT WAITWELL RECUEILLE-T-ELLE LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

WaitWell ne recueille des renseignements personnels au sujet d’une personne qu’avec la connaissance et le consentement de celle-ci. En règle générale, cela signifie que WaitWell recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée ou auprès d’un Client WaitWell qui a confirmé avoir obtenu un consentement éclairé pour communiquer ces renseignements à WaitWell. Les renseignements personnels peuvent être recueillis par l’intermédiaire des Services. À l’occasion, WaitWell peut recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, mais uniquement avec la connaissance et le consentement de la personne concernée ou lorsque la loi l’autorise.

Les visiteurs des Sites de WaitWell doivent également savoir que des renseignements techniques anonymes peuvent être recueillis par WaitWell lors d’une visite des Sites. Ces renseignements peuvent comprendre, par exemple, l’adresse IP du visiteur, le type de navigateur, le système d’exploitation, le nom de domaine, les heures d’accès, les adresses des sites Web référents, les pages Web ou produits consultés et des renseignements sur la manière dont vous interagissez avec les Sites. WaitWell utilise ces renseignements techniques anonymes à des fins telles que le diagnostic de problèmes liés à ses serveurs, l’amélioration du fonctionnement et du contenu de ses Sites et la compilation de données agrégées et statistiques. WaitWell ne tentera pas de relier ou d’apparier ces renseignements techniques anonymes à des renseignements permettant d’identifier une personne, à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée, d’avoir détecté (ou que ses fournisseurs de services aient détecté) une utilisation illicite des Services ou une atteinte à la sécurité ou d’en soupçonner raisonnablement l’existence, ou d’avoir l’obligation ou le droit légal de le faire.

WaitWell peut utiliser des « témoins » (cookies) sur ses Sites. Les témoins sont de petits fichiers texte placés sur les ordinateurs qui peuvent recueillir et stocker divers renseignements. Les témoins permanents sont stockés indéfiniment sur le disque dur de l’utilisateur à moins d’être supprimés manuellement, tandis que les témoins temporaires sont automatiquement supprimés du navigateur de l’utilisateur à la fermeture de la session sur un site Web. Les navigateurs Web permettent généralement aux utilisateurs de désactiver les témoins permanents ou temporaires. L’utilisation d’un témoin n’est en aucun cas liée à des renseignements permettant d’identifier une personne sur nos Sites.

Veuillez noter que les Sites de WaitWell peuvent contenir des liens vers d’autres sites Web. En cliquant sur ces liens, vous pourriez permettre à des tiers de recueillir vos renseignements personnels. WaitWell n’est pas responsable des pratiques de confidentialité de ces tiers. Nous vous encourageons à demeurer attentif lorsque vous quittez les Sites de WaitWell et à lire la déclaration de confidentialité de chaque site Web susceptible de recueillir vos renseignements personnels avant de les leur communiquer.

QUAND WAITWELL UTILISE-T-ELLE OU COMMUNIQUE-T-ELLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

WaitWell n’utilise ou ne communique des renseignements personnels que dans la mesure raisonnablement nécessaire à la réalisation des Fins autorisées énumérées ci-dessus. Dans certains cas, WaitWell peut communiquer des renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers qui exercent des fonctions pour son compte, notamment des fournisseurs de services de technologies de l’information. Veuillez communiquer avec WaitWell aux coordonnées indiquées ci-dessous pour en savoir plus sur la manière dont WaitWell communique vos renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers.

WaitWell peut utiliser Google Analytics pour comprendre comment les personnes utilisent ses Sites. Vous pouvez en apprendre davantage sur la façon dont Google utilise vos renseignements personnels ici : https://policies.google.com/privacy?hl=fr-CA. Vous pouvez également vous soustraire à Google Analytics ici : https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

WaitWell n’utilise ni ne communique autrement des renseignements personnels, à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée, de croire de bonne foi que la communication est nécessaire pour protéger ses droits ou ses biens, ou d’avoir l’obligation ou le droit légal de le faire. WaitWell ne loue, ne vend ni n’échange de listes de clients ou d’autres renseignements personnels.

LE CONSENTEMENT – A-T-ON LE CHOIX?

Les personnes consentent à la collecte, à l’utilisation et à la communication de leurs renseignements personnels par WaitWell lorsqu’elles fournissent leurs renseignements à WaitWell ou utilisent les Services. Toute personne peut refuser ou retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses renseignements personnels en tout temps, moyennant un préavis raisonnable et sous réserve des exigences légales ou contractuelles. Toutefois, en cas de refus ou de retrait du consentement, WaitWell pourrait ne pas être en mesure de vous fournir, ou de continuer à fournir au Client WaitWell avec lequel vous interagissez, tout ou partie des Services applicables.

• Si vous êtes une personne qui interagit avec un Client WaitWell par l’intermédiaire de la Plateforme WaitWell, il incombe à ce Client WaitWell d’obtenir de votre part les consentements appropriés à l’égard des renseignements personnels qu’il recueille, utilise, stocke, transfère et communique. Pour en savoir plus sur les conséquences du retrait de votre consentement, veuillez communiquer avec le Client WaitWell avec lequel vous interagissez.
• Par souci de clarté, si vous avez accédé aux Services ou les avez utilisés à titre individuel (et non dans le cadre d’une relation avec un Client WaitWell), vous pouvez communiquer directement avec WaitWell pour en savoir plus sur les conséquences du retrait de votre consentement.

Si vous êtes un Client WaitWell, vous reconnaissez avoir obtenu les consentements appropriés de chaque personne dont vous avez recueilli les renseignements personnels par l’intermédiaire des Services ou que vous avez autrement communiqués ou rendus accessibles à WaitWell. Les Clients WaitWell sont responsables du respect des lois applicables en matière de protection des renseignements personnels régissant l’obtention du consentement ainsi que la collecte, le stockage, l’utilisation et le transfert des renseignements personnels, y compris de la réponse aux demandes d’accès à l’information ou de suppression de renseignements personnels.

WaitWell peut utiliser des renseignements personnels pour informer les Clients WaitWell des produits, services ou autres développements actuels ou nouveaux susceptibles de les intéresser, conformément aux lois applicables, notamment la Loi canadienne anti-pourriel. Ces communications peuvent être faites par téléphone, message texte, messagerie directe, courriel, télécopieur ou courrier ordinaire. Les Clients WaitWell consentent à ce que WaitWell communique avec eux de cette manière lorsqu’ils achètent un produit WaitWell ou utilisent les Services. Les Clients WaitWell peuvent se désabonner de ces communications, le cas échéant, en cliquant sur le lien de désabonnement figurant au bas des courriels de WaitWell ou en communiquant avec WaitWell à l’adresse indiquée ci-dessous. Veuillez noter qu’après votre désabonnement ou le retrait de votre consentement, WaitWell pourrait néanmoins vous envoyer des communications électroniques dans certaines circonstances limitées, par exemple pour vous transmettre des avis relatifs aux Services ou des renseignements que WaitWell est légalement tenue de vous fournir.

COMMENT WAITWELL PROTÈGE-T-ELLE LA SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

WaitWell a mis en place des politiques, des procédures et des mesures de protection raisonnables (y compris des mesures physiques, technologiques et organisationnelles) conçues pour protéger la sécurité des renseignements personnels dont elle a le contrôle (pour en savoir plus sur les politiques, procédures et mesures de protection de WaitWell, veuillez visiter : https://app.drata.com/trust/507e8f73-cfae-4332-9afb-979d06f43b94). La protection des renseignements personnels est une préoccupation primordiale pour WaitWell, qui est prête à prendre les mesures appropriées en temps opportun en cas d’incident touchant des renseignements personnels, conformément aux lois applicables en matière de protection des renseignements personnels.

WaitWell déploie tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que les renseignements personnels soient exacts et complets. WaitWell compte sur les personnes pour l’aviser, ou pour aviser le Client WaitWell concerné, le cas échéant, de tout changement à leurs renseignements personnels susceptible d’avoir une incidence sur leur relation avec WaitWell.

WaitWell ne conserve les renseignements personnels que pendant la période raisonnablement nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, conformément à ses engagements contractuels envers les Clients WaitWell, ou à des fins juridiques ou commerciales.

WAITWELL DONNE-T-ELLE ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

WaitWell donnera aux personnes accès aux renseignements personnels qu’elle détient à leur sujet, conformément aux lois applicables. WaitWell se réserve le droit d’exiger que toute demande d’accès aux renseignements personnels soit présentée par écrit. En règle générale, cet accès est gratuit. WaitWell se réserve toutefois le droit d’exiger des frais au cas par cas, conformément aux lois applicables. La personne en sera avisée à l’avance, le cas échéant.

Il est entendu que, si vous interagissez avec un Client WaitWell par l’intermédiaire de la Plateforme WaitWell, toute demande d’accès aux renseignements personnels que WaitWell détient à votre sujet, ou de correction de ceux-ci, doit être présentée par l’intermédiaire de ce Client WaitWell.

WaitWell corrigera ou modifiera les renseignements personnels contenus dans ses dossiers lorsqu’il peut être démontré que ces renseignements sont inexacts ou incomplets.

STOCKAGE ET TRAITEMENT

WaitWell stockera les renseignements personnels sur ses serveurs internes ou auprès de ses fournisseurs de services. Les fournisseurs de services de WaitWell peuvent stocker et traiter les renseignements personnels au Canada ou aux États-Unis. WaitWell transfère vos renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection des données et a pris les mesures techniques, organisationnelles et juridiques appropriées pour protéger ces renseignements.

COMMUNIQUER AVEC WAITWELL

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les pratiques de WaitWell en matière de confidentialité, pour présenter une demande d’accès à des renseignements personnels ou pour exercer tout autre droit prévu par la présente Politique de confidentialité, veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels de WaitWell à l’adresse suivante:

Steven Vander Meulen

[email protected]

WaitWell se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité en tout temps, conformément aux lois applicables. Veuillez consulter notre site Web pour prendre connaissance des mises à jour de la présente Politique de confidentialité.